Hoe organiseer je de papieren en digitale administratie?

Je administratie ontvang je op papier en digitaal. In dit artikel lees je hoe je deze administratie slim organiseert.

Papieren administratie

Stap 1: Binnenkomst

Ontvang je post? Maak deze dan gelijk open. Zo weet je meteen of het belangrijk is, of niet. Is de post belangrijk? Bewaar deze dan op een vaste plek in je huis. Is het reclame? Dan kun je de post direct weggooien, of op een andere plek leggen waar je reclamefolders bewaart.

Stap 2: Organiseren

Maak drie bakjes om de belangrijke post te organiseren.

Bakje 1: Bewaren. Dit zijn documenten die bewaard moeten worden.

Bakje 2: Betalen. Dit zijn bijvoorbeeld rekeningen of boetes.

Bakje 3: Actie. Dit zijn brieven die iets van je vragen. Bijvoorbeeld om iets op te sturen naar een Kredietbank of een andere instantie.

Digitale administratie

Ook je digitale administratie kun je op deze manier organiseren, maar dan digitaal.

Stap 1: Binnenkomst

Ontvang je een e-mail van een instantie, zoals je energieleverancier of de woningcorporatie? Open deze dan direct. Zo weet je direct of het belangrijk is, of niet. Is de e-mail belangrijk? Bewaar deze dan in een submap. Deze kun je aanmaken in jouw mailbox. Is het geen belangrijke mail? Dan kun je deze direct verwijderen, of op een andere plek leggen waar je onbelangrijke e-mails bewaart.

Stap 2: Organiseren

Maak drie submappen om belangrijke e-mails te organiseren.

Map 1: Bewaren. Dit zijn e-mails die bewaard moeten worden, bijvoorbeeld omdat er een belangrijk document aan is toegevoegd.

Map 2: Betalen. Dit zijn bijvoorbeeld rekeningen of boetes.

Map 3: Actie. Dit zijn e-mails die iets van je vragen. Bijvoorbeeld om iets op te sturen naar een Kredietbank of een andere instantie.

Aan de slag

Prik een vast moment in de week om ook met je papieren en digitale administratie aan de slag te gaan. Bewaar belangrijke documenten in een map op je computer, of in je mailbox. Papieren documenten kun je bewaren in een map, of fotograferen met de Plinkr App en digitaal opslaan. Betaal vervolgens je rekeningen en voer de gevraagde acties uit.

Hulp nodig?

Is er een brief of een e-mail waar je niet uitkomt? Dan kun je daar direct iets aan doen. Stel je vraag aan de organisatie waarvan je het bericht hebt ontvangen, of aan iemand die je hierbij helpt. Doe je de administratie zonder hulp? Dan kun je ook naar een lokaal inloopspreekuur. Daar wordt je vaak goed ondersteund. Geen idee waar dat is? Neem contact op met je gemeente.